In diesem Kapitel plaudere ich aus dem Nähkästchen, was mir bei der Gründung der eigenen GmbH widerfahren ist.

Am 02. Januar war Notartermin. Den Gesellschaftervertrag und die -liste hatten wir vorbereitet.

Der Termin lief normal ab. Danach zur Gemeinde, eine Anmeldung machen. Das war denkwürdig. Im letzten Jahr hatte ich mich noch erkundigt, ob an diesem Tag geöffnet sei. Nicht gerade Begeisterung kam durch den Hörer entgegen. Es wurde durchgestellt und schließlich ein gedehntes, ja, wenn Sie kommen wollen.

So stand ich dann mit einer vorausgefüllten Gewerbeanmeldung im überfüllten Flur. Es gab keine deutliche Beschilderung. Standesamt fand ich nicht passend, ich ging durch die Flure und fand schließlich ein Schild mit „Ordnungsamt“, dort klopfte ich, wurde hereingebeten und fragte, ob ich hier richtig sei. Etwas abschätzend wurde ich beäugt und gefragt, ach Sie wollen die GmbH anmelden? Ich bejahte, übergab meine Papiere und umständlich wurde im PC gesucht, eine Kollegin zu Hilfe gerufen. Inzwischen waren auch meine beiden Mitgesellschafter angekommen.

Es hatte den Anschein, ich sei in Büttenwarder gelandet, werde den Ort jedoch hier Mottenhausen und den Landstrich Kaffingen nennen. Umständlich wurde die Gewerbeanmeldung in über einer Stunde durchgeführt. Ich saß zwischen Stapeln von Katalogen, die überall auf dem Boden verteilt waren und dem unordentlichsten Schreibtisch, den ich je gesehen hatte. Meine ehemaligen Kollegen würden jetzt lachen, denn ich teilte über Jahre das Büro mit einem Kollegen, der für sein Bürochaos berüchtigt war. Ich sehnte mich nach dessen Ordnungssinn zurück.

Mir gingen in dieser Zeit viele Gedanken durch den Kopf. Ob es wirklich so eine gute Idee war, in der Provinz gründen zu wollen? Klar, Minister Althusmann will Niedersachsen zum Gründerland machen, spricht von Beschleunigung und nun erlebte ich hautnah die schnarchigste Büromannschaft aller Zeiten. Ich bin über 50, habe schon viel gesehen, aber dies???? Meine Gesellschafter rollten mit den Augen und ich musste Contenance bewahren. Der Mitarbeiter schaute, sah sich meine bereits vorausgefüllten Formulare an, schüttelte den Kopf, suchte das Formular im Computer und, als er es endlich fand, brach er seine Eingabe ab. Er schrieb mit zwei Fingern, waren sicher schon 8 Zeichen als er aufgab! Er rief erneut nach der Kollegin, die kurz zuvor im Nebenraum verschwunden war. Er bat sie, hier doch mal weiterzumachen und verschwand nebenan. Was da wohl Interessantes los ist?

Die Kollegin ließ sich schwerfällig auf den Stuhl sinken und fing an zu tippen, viel schneller als der Kollege, aber nicht ohne die Nachfrage, ob der gesamte Geschäftszweck mit eingetragen werden muss. Ja, muss. Ein Seufzer und die Zeit zog sich wie Raclettekäse.

Nun wurde wieder der Kollege gerufen, man suchte gemeinsam nach Formularen. Einerseits waren die dort sehr hilflos, da wurden meine sozialen Instinkte geweckt. Andererseits war ich kurz davor zu fragen, ob dies die erste Gewerbeanmeldung ihres Lebens sei. Zur Entschuldigung wurde etwas von  neuen Formularen gemurmelt.

Es dauerte und dauerte, der Fortschritt war langsamer als eine Neuinstallation von Windows.

Mir wurden schließlich Papiere ausgehändigt, die allerdings die Meldung für das Finanzamt waren. Auf meinen Hinweis kam erst Protest, dann aber Suche zwischen den Papieren. Ich zahlte noch die 26€ Gebühr und erhielt die Quittung. Irgendwann war ich zwischen belustigt und bestürzt wieder draußen und dachte, in der freien Wirtschaft hätte man sich diese Ahnungslosigkeit nicht leisten können.

Danach ging es zur Post, mich identifizieren lassen für das Bankkonto. Klappte schnell, die Dame in der Postagentur in Mottenhausen weiß, was sie tut!

Am nächsten Abend vergnügte ich mich noch mit den Formularen der Berufsgenossenschaft. Unklar, wer für mich zuständig ist. Also Formulare ausgefüllt, relevante Dateien angehängt und ab an die Clearingstelle.

Am Tag darauf erhielt ich einen Anruf von meiner Bank. Man bräuchte ein Auszug aus dem Handelsregister. Ich erklärte, den hätte ich nicht, ich müsse ja erst dem Notar die Einzahlung des Stammkapitals nachweisen und dafür brauche ich ein Konto. Der Herr, Vorname Kevin, unbelehrbar. Ja, dann kann man kein Konto eröffnen. Nun erklärte ich ihm die Schritte der Gründung einer GmbH. Hm, meinte er, dann eben eine Erklärung des Notars, dass er die Firma beim Handelsregister anmelden wird. Ich habe ihm erklärt, der Besuch beim Notar sei eben genau für diesen Zweck. Man macht einen Gesellschaftervertrag, erstellt eine Gesellschafterliste und er meldet an. Dafür muss ich ihm dann sein Honorar nach Gebührenordnung überweisen.

Schließlich übermittelte ich den Gesellschaftervertrag und die Gewerbeanmeldung aus „Mottenhausen“ ohne Bestätigung des Notars und am nächsten Tag hatte ich ein Konto, auf das wir unser Stammkapital überweisen konnten. Diesen Auszug ließ ich dem Notar genau eine Woche nach dem Notartermin zukommen, nicht ohne vorher die E-Mailadresse nachgeprüft zu haben, denn es steht immer noch der vor 7 Jahren ausgeschiedene Partner mit in der E-Mailadresse des Providers, von dem ich dachte, niemand hat da noch eine Adresse. Ok, die Digitalisierung schleicht sich in gewisse Berufsgruppen auf dem Land später ein.

Bei Privatmenschen ist das anders, da ist schnelles Internet ein Statussymbol. Braucht man da auch: für die Landwirtschaft, zum Shoppen und zum Dating 😉 Kleiner Scherz.

Die Rechnung für den Notar kam dann an einen Gesellschafter. Nicht an die Firma, nicht an mich als Geschäftsführerin, nein den Gesellschafter. Die Überweisung ging am 16.01. raus. 

Nun wartete ich auf Neuigkeiten vom Amtsgericht. Mit Datum vom 14.01., Ankunft bei der Firma am 17.01., wurde eine Vorschusskostenrechnung gesandt, in ziemlich harschem Ton, nach dem Motto 150 € her oder es gibt keinen Eintrag. Ich zahlte sofort. Telefonisches Nachhaken unerwünscht. Eine Woche lang passierte – nichts. Eigenartig, hatte ich doch gehört, dort sei man sehr schnell.

Mitte der Woche erhielt ich Post vom Finanzamt. Klar, die Steuernummer muss beantragt werden, aber keine Neuigkeiten in Sachen Handelsregister und die Nummer soll ich dort angeben….

Die Berufsgenossenschaft schreibt, hat Kenntnis über die Gründung vom Gewerbeamt. Lustig, wo ist meine stundenlange Formulararie abgeblieben? Ich habe per Mail nachgehakt, keine Antwort. Wieso soll mir auch jemand antworten?

Am Samstag, 25. Januar, verlor ich die Nerven und schrieb eine Mail ans Registergericht, ob man mir den Stand der Dinge mitteilen könne. Es ist eine Sammelmailadresse, wer weiß, ob die dieses Jahr noch verteilt wird?

Montag, 27. Januar, füllte ich alles für das Finanzamt aus. Muss ja weitergehen. Inzwischen war mir ein Geschäft geplatzt wegen fehlender Steuernummer und auch so bin ich nirgends handlungsfähig. Ohne Handelsregistereintrag und Steuernummer kann man sich weder auf Plattformen, noch für Finanzdienste anmelden, alles hängt in der Luft.

Am Morgen des 28. Januar erreichte ich das Registergericht. Dort bekam ich zur Auskunft, dass die Anmeldung fehlerhaft sei, Dokumente fehlten obendrein. Somit versuchte ich den Notar zu erreichen. Da ich niemanden ans Telefon bekam, schickte ich entnervt eine Mail.

Guten Morgen Herr XXXXX, 

leider hatte ich telefonisch keinen Erfolg, darum meine Nachfrage per Mail. 

Es ist immer noch kein Eintrag beim Handelsregister erfolgt. Auf Nachfrage beim Amtsgericht wurde mir mitgeteilt, dass man Sie am 15.01.2020 kontaktiert hätte, da noch Angaben fehlen. Kann ich zur Klärung beitragen? 

Ich bin aktuell ohne den Eintrag plus fehlender Steuernummer nicht handlungsfähig, kann meine Umsatzsteuervoranmeldung nicht elektronisch übermitteln und verliere bereits Geschäft. 

Bei Fragen stehe ich Ihnen unter 0172 4xxxx zur Verfügung. 

Mit freundlichen Grüßen 

Um 10:30 Uhr erreichte ich eine Mitarbeiterin des Notars. Ich erklärte, dass es wohl ein Problem mit der Anmeldung gäbe. Leicht genervt, sie sei allein und darum würde sich die Kollegin kümmern. Ich ließ sie nicht vom Haken. Ich brauche die Klärung, habe schon Geschäft verloren, Kosten laufen und der Fehler liegt nicht bei mir. Die Antwort war, dann läge es wohl in der Post des Herrn Notar. Ich überlegte einen Sekundenbruchteil, ob ich nicht ins Auto springen und die 90 km hinfahren sollte, um sie zu schütteln. Glücklicherweise hatte ich meine Impulskontrolle nach einer Viertelsekunde wieder zurück, dachte an die Erklärung, die ich als Geschäftsführerin unterzeichnet hatte. Für den begrenzten Erkenntnishorizont kann schließlich niemand etwas.

Letztendlich überredete ich sie, doch mal zu schauen, denn die Post vom Registergericht sollte am 16. Januar eingegangen sein. War sie auch. Nun versuchte ich ihr noch klar zu machen, dass ich 4 Wochen zur Klärung habe, 2 sind schon verstrichen. Es drängt.

Schließlich erklärte sie, die Post sei an den anderen Gesellschafter gegangen. Ich klärte sie darüber aus, dass sie Post gern an die Firma oder mich als Geschäftsführerin senden darf und gab ihr meine Kontaktdaten.

Mit ihrer Mail erhielt ich Dokumente, die mir anzeigten, dass die Gesellschafterliste mit einem falschen Prozentsatz bei einem Anteilseigner gesandt wurde und ein Dokument offensichtlich im Büro verloren ging.

Sehr verehrte Frau von Ahn,

Anbei die gewünschten Unterlagen.

Mit freundlichen Grüßen

i.A. xxxx

Eine Antwort konnte ich mir nicht verkneifen:

Sehr geehrte Frau xxxx,

vielen Dank. 

Bei meinem Mitgesellschafter ist nichts angekommen. Es wäre sinnvoll, entweder die Firmenadresse oder mich als Geschäftsführerin anzuschreiben. 

Bei derart drängenden Angelegenheiten hätte ich mir auch gewünscht, wenn Briefe schneller versandt würden.

Man hätte meinen Mitgesellschafter oder mich anrufen können, dann wären wir selbst tätig geworden und hätten Sie aufgesucht. Mein Mitgesellschafter hat gerade mehrfach versucht, Sie zu erreichen, leider geht niemand ans Telefon.

Die Firma und ich haben inzwischen wirtschaftliche Nachteile. Auch beschleicht mich das Gefühl, dass man in Niedersachsen vielleicht noch gar nicht reif ist für Gründerinnen oder Frauen als Geschäftsführerinnen, wenn ich permanent übergangen werde. In meinen in 26 Jahren Selbständigkeit in Hamburg und als Existenzgründungsberaterin hier habe ich glücklicherweise angenehmere Erfahrungen gemacht. Dazu verfasse ich gerade ein Buch und werde nun um diesen unsäglichen Abschnitt erweitern müssen. 

Ich verlege Termine und fahre Donnerstag zu meinem Mitgesellschafter, damit er seine Unterschrift leisten kann. Dann zurück nach Freiburg.

Falls ein weiterer Termin notwendig wird, mein dritter Gesellschafter bekommt keinen Urlaub. Wen nehme ich in Haftung für entgangenes Geschäft?

Beste Grüße

Karin von Ahn    

Es kam am Nachmittag ein Brief vom Notar beim Mitgesellschafter an. Wir telefonierten gerade darüber. Er sagte, die Dame hätte ihm gesagt, ich hätte längst Post dazu erhalten. Eine glatte Lüge.

Der Brief war am 22.01. verfasst worden und der Poststempel war vom 27.01. Am 28.01. war der Brief da.

Wieder rief ich beim Notar an, zwecks Klärung. Schnippisch bekam ich die Auskunft, der Herr Notar hätte keine Zeit, er hätte Termine. Ich sagte ihr, ich hätte bald ganz viel Zeit, weil durch den Fehler im Notarbüro meine Firma nicht eingetragen wird, ob sie die Kosten übernehmen wolle? Plötzlich sollte der Notar zurückrufen, ich gab ihr meine Nummer, denn ein Display hat sie nicht.

Der Rückruf kam. Für den Notar nicht tragisch, halb so wild, muss ich halt hinfahren und unterzeichnen und ach, den Fehler in der Liste soll ich auch rausnehmen, ist ja leider einer drin. Ich erklärte, dass ich inzwischen durch diese Verzögerung Nachteile hätte, das fand er nicht schlimm. Er zahlt ja auch nicht meine Rechnungen. Apropos Rechnung:

Da sieht man mal, wie viel Spaß für fast 800€ Notargebühr man bekommt. 

Am 30.01. machte ich mich auf die Reise zum Notar. Dort unterschrieb ich zwischen Tür und Angel noch einmal die Erklärung des Geschäftsführers und nahm die korrigierte Gesellschafterliste mit. In der Firma fiel dann auf, dass der Notar offensichtlich eine Rechenschwäche hat. Die Prozentangabe stimmte nicht mit den Anteilen überein. Also Korrektur und noch einmal das Ganze.

Am 04.02. hakte ich im Notariat telefonisch nach, ob die Anmeldung inzwischen veranlasst wurde und bereute es schnell. Die kompetente Mitarbeiterin meinte, doch, man hätte doch einen Brief an den Mitgesellschafter geschrieben. Aufklärung meinerseits, Briefe bitte immer an die Firmenadresse oder die Geschäftsführerin, also mich. Sie dann entrüstet: Habe ich per Mail an Sie geschickt. Ich sagte Ihr, bei mir wäre nichts eingegangen. Abgleich der E-Mailadresse. Sie bestand darauf, es an diese Adresse geschickt zu haben. Erneuter Abgleich und es kam heraus, dass sie einen anderen Provider angegeben hatte. Sie sagte, sie schickt es noch einmal, aber morgen sie ja auch die Kollegin wieder da. 

Meinen Mitgesellschafter setzte ich vom Stand der Dinge in Kenntnis, avisierte die Post und bat ihn, doch mal kurz mit 2 kg Bregen (Hirn) dort in Mottenhausen vorbeizufahren.

Am 05.02. kam die Mail vom Notar, mit den Unterlagen zur Registeranmeldung. Dieses Mal fand der Brief schneller den Weg zur Post und die Eintragung war tatsächlich da!